Делопроизводитель: обязанности, как получить профессию

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель – это человек, который в широком смысле поддерживает порядок в делах компании или учреждения. Для достижения этой цели он аккумулирует, оформляет и хранит всю документацию, принимает и отправляет корреспонденцию, взаимодействует с другими сотрудниками или партнерами.

Поскольку это специалисты довольно широкого профиля, они могут также претендовать на должности секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителя, кадровиков.

Обязанности делопроизводителя

Довольно сложно точно очертить круг обязанностей делопроизводителя, поскольку все зависит от размера организации, а следовательно, ее кадрового состава, сферы деятельности и должностных особенностей. Где-то формируют целые отделы, например, канцелярию, архив или секретариат, а где-то придется брать на себя часть функций смежных профессий – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера, hr-специалиста. Эта особенность часто отражается даже в названии вакансий – секретарь-делопроизводитель, бухгалтер-делопроизводитель и т.д.

Давайте обозначим, чем занимается делопроизводитель чаще всего:

• оформление и учет внутренних локальных актов;

• работа с корреспонденцией;

• работа с архивом;

• хранение и защита персональных данных и конфиденциальной информации;

• электронный документооборот;

• подготовка справок и выписок;

• выполнение других поручений руководителя.

В компаниях, ведущих дела с зарубежными партнерами, может понадобиться осуществлять перевод корреспонденции на русский, английский или язык контрагента. В таком случае требования к владению иностранными языками оговариваются заранее в вакансии.

Качества и навыки делопроизводителя

Основные знания и навыки, необходимые для этой работы, можно получить в ходе профессионального или дополнительного профессионального образования. Однако, как и в любой профессии, более высоких результатов можно добиться, обладая определенной личностной предрасположенностью. Профессия делопроизводитель подойдет людям:

• аккуратным и ответственным;

• внимательным к деталям;

• с аналитическим складом ума;

• способным держать в голове большой объем информации;

• вежливым и спокойным.

Помимо личных особенностей, понадобятся дополнительные навыки:

• ведения деловой переписки;

• пользования компьютером, особенно программами для работы с большими объемами данных;

• общения с людьми;

• письменного перевода (если такие функции предусмотрены).

Карьерная траектория

У профессионалов в делопроизводстве есть три основных пути трудоустройства: коммерция, бюджетная сфера и госслужба. Из этого списка понятно, что такой сотрудник нужен практически в любой организации, ведь порядок в документах обязателен везде и всегда.

В частных компаниях и на предприятиях карьерный рост может быть горизонтальным, то есть с повышением дохода за счет расширения круга обязанностей, или вертикальным – через повышение в должности, например, до старшего специалиста, менеджера или помощника руководителя.

В учреждениях с бюджетным финансированием – больницах и поликлиниках, вузах, справочных службах и архивах и др. – карьерные возможности обычно скромнее, но и там профессионализм и целеустремленность могут привести к должности заместителя руководителя по хозяйственной части.

В статусе госслужащего можно работать в секретариатах, отделах кадров, архивах органов власти. В этом случае можно расти в чине или в должности, в обоих случаях – с увеличением дохода.

Функции делопроизводителя находятся на стыке нескольких других должностей, на которые,соответственно,также можно претендовать, обладая такой квалификацией. В первую очередь стоит обратить внимание на вакансии специалиста по документообороту, офис-менеджера, помощника руководителя, ассистента офиса, секретаря.

Оплата труда

На старте своей карьеры профессионал в сфере делопроизводства может рассчитывать на 40-70 тысяч рублей в Москве и 20-40 тысяч рублей в других городах. Приобретая опыт и совершенствуя навыки, можно рассчитывать на 60-80 тысяч рублей в столице и 30-50 тысяч рублей в регионах.

Плюсы и минусы профессии

Профессия делопроизводитель подходит людям с определенным складом характера, поэтому среди ее достоинств и недостатков есть немало субъективных. Делая выбор в пользу этого рода деятельности, стоит оценить как внешние факторы, например, ситуацию на рынке труда, так и свою предрасположенность к такой работе. Начнем с плюсов профессии:

• Востребована на рынке труда, причем как в бюджетном, так и в коммерческом секторе;

• Обычно носит довольно спокойный и размеренный характер;

• Можно освоить на курсах профессиональной переподготовки за пару месяцев;

• Из-за множества административных функций дает возможность дорасти до руководящей позиции.

Но есть и минусы:

• Довольно рутинная и кропотливая работа;

• Обязанности делопроизводителя в организации зависят от потребностей руководства и не всегда четко определены;

• Сидячий образ жизни может вредить опорно-двигательному аппарату и зрению.

Где учиться на делопроизводителя

Отучиться на делопроизводителя можно в высшем или среднем учебном заведении. Данное направление подготовки обычно называется «Документоведение и архивоведение».

Но есть и более простой способ. Если у вас уже есть непрофильное образование, то лучше окончить курсы профессиональной переподготовки – это сильно сэкономит деньги и время.

Академия непрерывного образования предлагает программу «Документационное обеспечение деятельности организации», выпускникам которой присваивается квалификация «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»:https://academedu.ru/professionalnaya-perepodgotovka/deloproizvodstvo/dokumentaczionnoe-obespechenie...