Электронный документооборот (ЭДО): что это, как выбрать систему и внедрить

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

Если говорить сухим языком, электронный документооборот – это процесс создания, согласования, подписания и обмена документами в цифровом виде, при котором такой документ имеет полную юридическую силу равную бумажному аналогу.

А по-простому – это способ полностью отказаться от бумажной волокиты в отношениях с контрагентами, клиентами и государством.

Зачем нужен электронный документооборот? Ответ лежит на поверхности: время и деньги.

Скорость сделки. Ждать три дня оригинал договора рискованно, ведь клиент может передумать или уйти к конкурентам. ЭДО сокращает этот процесс, гарантируя, что документ будет доставлен и зарегистрирован практически мгновенно.

Прямая экономия. Посчитайте сами: стоимость бумаги, картриджей, обслуживание принтеров, зарплата курьеров или почтовые расходы, архивариус, метры стеллажей под папки и, наконец, время сотрудников. Сумма получается внушительной даже для небольшой фирмы. ЭДО освобождает организацию от этих расходов.

Как работает электронный документооборот

Как же работает цифровая система передачи и подписи документов? Она состоит из двух основных элементов: электронной подписи и оператора ЭДО. Разберемся, зачем на практике нужна каждая из этих составляющих.

Электронная подпись – это не просто скачанная картинка с росписью, а специальный криптографический инструмент, который идентифицирует подписанта и гарантирует, что после подписания в документ не было внесено никаких изменений. Такие подписи бывают нескольких видов, но для полноценного электронного документооборота нужна квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она выдается аккредитованными центрами и ее законность признается всеми банками и государственными органами. Это электронная подпись с самым высоким уровнем защиты.

Оператор ЭДО – это провайдер, который предоставляет технологическую и юридическую «площадку» для обмена. Он играет роль посредника: гарантирует доставку, фиксирует точное время подписания, хранит историю операций.



Итак, как работает электронный документооборот?

1. Вы создаете документ (договор, счет, акт) в своей бухгалтерской программе или CRM.
2. Экспортируете его в нужный формат (часто PDF).
3. Заходите в личный кабинет оператора ЭДО, загружаете файл, указываете получателя.
4. Подписываете его своей УКЭП.
5. Система оператора доставляет документ контрагенту.
6. Он получает уведомление, подписывает документ своей УКЭП.
7. Оба получают подписанный экземпляр и уведомление об успешной сделке.

Вот и все, не нужно тратить гору бумаги и тратить время на доставку – вся процедура занимает считанные минуты.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Как у любой технологии, у ЭДО есть свои сильные и слабые стороны.

Плюсы	Минусы
Высокая скорость обмена документами	Требует от делопроизводителей и других сотрудников минимальной технической грамотности
Экономия денег на расходных материалах и доставке	Расходы на внедрение ЭДО и плата оператору
Все документы хранятся в едином защищенном пространстве, их нельзя потерять или облить кофе	Если контрагент не использует электронный документооборот, то с ним придется работать по старинке
Подписать срочный документ можно откуда угодно – из отпуска, с больничного, из командировки

Какие системы ЭДО существуют в России

В России работают сразу несколько крупных операторов электронного документооборота, кроме того на рынке представлены и узкопрофильные системы ЭДО.

  Крупные федеральные операторы:

• Диадок – безусловный лидер по распространенности, особенно среди среднего и крупного бизнеса. Мощная экосистема, глубокая интеграция с 1С.
• СБИС – еще один гигант, известный своим широким функционалом, включая не только ЭДО, но и сервисы отчетности, онлайн-кассы и многое другое.
• Калуга-Астрал – оператор, который изначально сильно ориентировался на работу с госсектором, но сейчас активно развивает направление B2B.

Специализированные и нишевые операторы:

• Линк-Сервис – популярен среди малого бизнеса благодаря простому интерфейсу и конкурентной цене.
• 1С-ЭДО – решение, глубоко вшитое в экосистему 1С, что делает его очень удобным для пользователей этой бухгалтерской программы.
• Росэлторг – часто используется для участия в госзакупках и электронных торгах.

Выбор среди них – вопрос не столько качества (все они соответствуют требованиям закона), сколько удобства, цены и наличия ваших контрагентов в той или иной системе.

Как выбрать оператора электронного документооборота

Все популярные операторы ЭДО предоставляют качественные услуги и техническую поддержку. Чтобы понять, какой из них подойдет именно вашей организации, нужно сделать несколько простых действий.

1. Спросите своих контрагентов. Узнайте, какими системами пользуются ваши ключевые партнеры, клиенты и поставщики. Если 70% из них сидят в Диадоке, ваш выбор практически очевиден.
2. Проверьте интеграцию с вашим ПО. Убедитесь, что выбранный оператор имеет удобный и работающий модуль интеграции с вашей учетной системой (той же 1С).
3. Оцените интерфейс и удобство. Запросите пробный доступ. Дайте потестить систему не только IT-специалисту, но и бухгалтеру, который будет с ней работать ежедневно.
4. Сравните тарифы. Не только абонентскую плату, но и стоимость обработки одного документа, если у вас не безлимитный тариф. Учитывайте, сколько документов в месяц вы отправляете в среднем.
5. Изучите сервис и поддержку. Насколько быстро работает техподдержка, есть ли онлайн-чаты, горячая линия. Наличие хорошей поддержки критически важно, особенно на этапе внедрения.

Начинать работу в ЭДО стоит с одного оператора – это поможет ответственным сотрудникам вникнуть в новую технологию и наладить процессы. Однако в дальнейшем можно использовать несколько систем сразу, если это требуется для коммуникации с бизнес-партнерами и оправдано с точки зрения расходов.

Порядок внедрения электронного документооборота в организации

Внедрение электронного документооборота стоит рассматривать не как IT-проект, а как бизнес-процесс. Участие в нем принимают и технические специалисты, и руководство, и делопроизводители или другие ответственные сотрудники. Поэтому план внедрения ЭДО должен охватывать все этапы, а не только техническое подключение.

Принятие решения и назначение ответственного. Руководство назначает людей, которые будут вести проект (например, системный администратор и делопроизводитель).

Выбор оператора ЭДО. Как это сделать, мы уже подробно обсудили выше.

Получение электронных подписей. Нужна квалифицированная электронная подпись для всех сотрудников, которые будут подписывать документы (директор, главбух, менеджеры).

Техническая подготовка. Установка необходимого ПО на компьютеры сотрудников, настройка интеграции с учетной системой. За этот этап обычно отвечает штатный IT-специалист или приглашенная техническая поддержка.

Обучение сотрудников. Несколько коротких обучающих сессий для бухгалтерии, юристов, менеджеров. Демонстрация того, как создавать, отправлять и подписывать документы.
Пилотное внедрение с одним контрагентом. Выберите самого лояльного и технологичного партнера. Отработайте на нем всю цепочку, решите возникшие технические и организационные проблемы.

Массовый переход. После успешного пилота начинайте активно подключать остальных контрагентов. Кому-то можно просто сообщить, что вы теперь работаете через ЭДО, кого-то придется мягко уговаривать, объясняя выгоды.

Обучение работе с электронным документооборотом

В Академии непрерывного образования вы можете пройти повышение квалификации, которое посвящено внедрению и работе с электронным документооборотом. Это поможет быстро понять, как устроены процессы и какие нюансы, в том числе юридического характера, стоит учитывать.

Обучение рассчитано на две недели и полностью дистанционное, поэтому его легко совмещать с основной работой.

После завершения курса вы получите удостоверение о повышении квалификации – такой документ будет особенно полезен делопроизводителям и документоведам, которые хотят показать будущим работодателям свое умение работать с ЭДО.